Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Это внутреннее подразделение предприятия контролирует участие организации в государственных и частных конкурсах по поставке товаров/реализации услуг.

Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству. От работников требуется полное владение информацией по правилам проведения конкурсов. Подробно ознакомиться с ними они могут при изучении Федерального закона № 94.

Руководителю компании необходимо иметь четкое представление о том, что такое тендерный отдел: чем занимается каждый его сотрудник, как с его помощью можно увеличить производительность. В первую очередь, компания должна иметь все необходимые лицензии, чтобы принимать участие в аукционах различных типов.

Функционал тендерного отдела предприятия-поставщика

Сотрудники данного департамента обязаны осуществлять следующие операции:

1. подбирать электронные аукционы, руководствуясь результатами регулярного мониторинга всех тендеров, отвечающих специфике деятельности фирмы;
2.  подготавливать необходимую документацию для участия в тендерах, проводимых на электронных площадках, руководствуясь требованиями потенциального заказчика;
3. подавать заявки на участие компании в тендере;
4. представлять интересы предприятия на период проведения тендера в том случае, если заявка будет принята заказчиком;
5. отслеживать результаты проведения аукционов;
6. выстраивать взаимодействие с кредитными организациями, страховыми структурами и поручителями относительно обеспечения тендерных кредитов и выполнения всех обязательств по имеющимся контрактам;
7. подписывать контракты с муниципальными и государственными заказчиками, а также подготавливать документацию по выполнению госконтракта согласно существующим требованиям;
8. проводить аналитическую работу, мониторинг уже прошедших тендеров относительно участия в них данного предприятия.

Такие обязанности имеет тендерный отдел. Он должен не просто контролировать участие своего предприятия в тех или иных аукционах, но и вести себя максимально корректно по отношению к другим участникам конкурса. По сути, данное подразделение организации является его лицом, по которому заказчик может сделать вывод о работе всей компании.

В том случае, если на предприятии отсутствует тендерный департамент, придется воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний. Приглашенные специалисты должны будут проследить за тем, чтобы интересы компании во время проведения торгов были полностью соблюдены, и в случае каких-либо нарушений никто не смог ущемить права предприятия.

Тендерный отдел: структура подразделения

Отдел, в котором сотрудники занимаются организацией и участием в тендерах, обладает определенной структурой, которая позволяет четко определить обязанности каждого работника. Чтобы предприятие работало с высокой отдачей, его руководителю необходимо знать, как организовать тендерный отдел.

Руководитель отдела назначается на должность приказом руководителя вышестоящего подразделения или же директора предприятия. Сотрудники данного отдела получают назначение на должность и снимаются с нее согласно приказу руководителя организации.

Заместитель директора предприятия по административно-хозяйственной части обязан обеспечить подразделение должным количеством помещений согласно нормативным показателям. Также. данный сотрудник обязан обеспечить тендерное подразделение необходимой оргтехникой, телекоммуникационным оборудованием и канцелярскими товарами.

Все сотрудники тендерной службы обязаны вести документацию, согласно установленным внутри предприятия требованиям, и своевременно предоставлять ее руководителю подразделения. Проверка документации также осуществляется руководителем предприятия, согласно установленному графику.

В случае назначения на должность руководителя подразделения нового сотрудника, директор предприятия обязан обучить его новому функционалу. Новый руководитель должен знать, как организовать работу тендерного отдела – тогда эффективность работы всего предприятия вырастет в разы.

Цели и задачи подразделения

Перед службой, занимающейся закупками и контролирующей участие компании в тендерах, ставится определенный план, который должен быть выполнен. Речь идет об определении и согласовании способов размещения заявок и заказов, планов выполнения работ, а также оказании некоторых услуг для других подразделений предприятия.

Сотрудники отдела должны уметь определять качественных поставщиков, предотвращать коррупционные явления и прочие злоупотребления в той сфере, с которой им приходится работать при заключении гражданско-правовых соглашений. При необходимости, работники предприятия имеют право привлечь к разрешению возникающих проблем сотрудников правоохранительных органов.

Отдел тендеров на фирме, организовывающей аукционы, обязан выполнять требования существующего законодательства:

• корректно оформлять документацию по конкурсам;
• обеспечивать прозрачность аукционов;
• качественно выполнять работы по определению подрядчиков и исполнителей.

Функционал тендерной службы предприятия-заказчика

Внутри предприятия-заказчика, самостоятельно формирующего тендеры, по которым в дальнейшем выбирает поставщиков, также существует тендерный отдел – это одно из основных подразделений. Отдел обладает определенным функционалом, который обязан постоянно выполнять:

• организация размещения заказов различными способами (открытый аукцион, закрытый, без проведения торгов);
• разработка необходимой документации, проведение запросов о ценовых котировках на интересующие компанию товары и услуги;
• размещение информации на интернет-портале государственных закупок;
• публикация протоколов о результатах проведения конкурсов;
• уведомление участников о завершении аукциона и его результатах;
• отправление победителю тендера уведомление и экземпляр гражданско-правового соглашения на оказание услуг;
• ведение документации по тендерам, составление отчетов за каждый период;
• предоставление консультационных услуг для руководителей подразделений по гражданско-правовым договорам;
• контроль сохранности документации на протяжении пяти лет.

Те, кто занимается тендерами, помимо своих основных обязанностей, должны активно взаимодействовать с другими подразделениями предприятия. Речь идет о следующих контактах:

1. с руководством организации (от руководителя компании отдел получает документы организационного характера, а взамен предоставляет отчеты по выполненной работе);
2. с внутренними подразделениями предприятия (от них отдел получает техническое задание, по которому проводится тендер, а взамен предоставляет информацию о прошедших конкурсах и запросах котировок стоимости тех или иных услуг);
3. с бухгалтерским отделом (от них тендерный департамент должен получить информацию о перечислении средств и выполнении условий контракта победителем, а взамен предоставить подписанную представителями предприятия и поставщиком документацию по тендеру);
4. с юристами (отдел должен получить от них подготовленные тендеры договоров с поставщиками, которые создаются на основе предоставленных подразделением данных);
5. с прочими отделами предприятия по различным вопросам, которые могут касаться основного функционала подразделения.

Права и обязанности сотрудников

Руководитель предприятия должен не только знать, что такое тендерный отдел и какой функционал возлагается на его сотрудников, но и помнить о том, что работники имеют свои права и обязанности. Информация об этом указывается в должностных инструкциях и трудовых договорах, при необходимости их может напомнить HR-специалист, контролирующий рабочий процесс внутри предприятия. От того, насколько качественно работает отдел по тендерам, зависит репутация и успешность компании, поэтому необходимо приложить к организации департамента серьезные усилия.